Trucos

Cinco consejos para liquidar tus correos en 20 minutos

Cinco consejos para liquidar tus correos en 20 minutos
Así está nuestra bandeja de entrada cuando llegamos de vacaciones.
Por TLife.guruAutor

Dicen que a la vuelta de las vacaciones se corre el riesgo de sufrir el temido síndrome posvacacional. Vamos, el bajón de toda la vida por no poder seguir disfrutando de aquellos maravillosos días que acabas de dejar atrás.

Puede que no sea tu caso, pero tal vez lo sea cuando enciendas el ordenador y te encuentres con una bandeja de entrada repleta de mensajes sin leer y, peor aún, pendientes de resolver.

Cada persona dedicará en las próximas jornadas 30 horas de media solo a abrir y cerrar emails, según la plataforma de comunicación Noysi. La estimación está considerada para 15 días laborables de vacaciones, 80 correos diarios y 90 segundos de acción por cada uno. Puede quedarse corta o ser exagerada, según el caso. La analista de mercado Radicati señala en su último informe sobre uso del email que se enviaron y recibieron de media 122 mensajes por persona al día en 2015.

Ahora bien, si al abrir y cerrar correos le añadimos la lectura del contenido, escribir una respuesta u otro tipo de tarea asociada, llegaremos fácilmente a las 30 horas. Es decir, casi una semana de trabajo perdida en la anodina y tediosa labor de leer, responder y gestionar correos electrónicos. ¿Sería posible hacerlo en 20 minutos? Hemos calculado que es posible si lo intentamos siguiendo estos cinco consejos.

1 | Revisar remitentes y el ‘Asunto’

Antes de ponerte a abrir mensajes, echa un vistazo rápido a quién te lo envía y al asunto de cada uno de ellos para gestionarlos según su prioridad. Además, te ahorrarás leer muchos correos que hayan quedado desfasados y no tenga sentido siquiera abrirlos. Y los que no requieran de ninguna acción pero debas conservarlos, archívalos (si no, bórralos). Así no te distraerán en la bandeja de entrada.

2 | Leer en diagonal

Si leyendo el asunto del mensaje no está claro su contenido, echa un vistazo rápido al texto para saber si puedes descartarlo. Y si se trata de una cadena, empieza por el último e-mail. Es posible que el asunto inicial se haya solucionado en mensajes posteriores y ya no haya necesidad de aportar nada.

3 | Respuestas concisas bbva wallet ok

A menudo es suficiente con informar de que te has dado por enterado de algo. Basta con una sola palabra “Recibido”. O, si requiere de algún comentario por tu parte, algo de tipo: “Recibido. Lo miro con calma y le digo algo mañana por la tarde”. El remitente se queda tranquilo y a nosotros nos da un margen para deshacernos de la marabunta de mensajes basura.

4 | Usar plantillas

Si te has sorprendido escribiendo las mismas frases una y otra vez, ahorrarás mucho tiempo usando plantillas de correo electrónico. Los gestores de correo suelen tener sus propias herramientas nativas. También hay aplicaciones específicas para esto, como YesWare o ToutApp, que demás te permiten hacer un seguimiento de los emails y saber si tus destinatarios han recibido el mensaje, si lo han leído, abierto los adjuntos, clicado en los enlaces, etcétera.

5 | No usar el email

Tal cual. Hay mensajes que se pueden responder en persona (si el intercambio es con alguien de tu misma oficina), por teléfono, por chatEl correo electrónico no siempre es lo más adecuado. De hecho, el lenguaje escrito puede dar lugar a malentendidos. Además, si se trata de algo que requiere de respuesta inmediata, comunicarlo por correo electrónico te tendrá pegado a la pantalla del ordenador, mientras que con una llamada resolverás la cuestión al instante. Antes de ponerte a escribir un e-mail, plantéate si es lo más adecuado.

AÚN NO HAY COMENTARIOS